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Cuando se trata de exponer u ofrecer información de datos personales de los propietarios, se ha de ser cauteloso ya que existen precedentes en los que la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha sancionado a comunidades por actuaciones tales como exponer en los ascensores el acta de la última junta de propietarios, en la que constaba los nombres, apellidos, piso y puerta de varios vecinos afectados por una denuncia sobre la realización de unas obras consideradas irregulares por la comunidad o, en otro caso, por colgar en el tablón de anuncios los datos de una de las propietarias que tenía una deuda de impago de las cuotas de la comunidad.

- El presidente debe recibir la información sobre las deudas, pero es suficiente con que se identifiquen las fincas que las mantienen, sin necesidad de identificar nombre y apellidos de los titulares de cada una de las viviendas o locales deudores.

Como representante orgánico de la comunidad puede tener acceso a aquellos datos que necesite para la gestión de la misma, incluyendo los datos de propietarios de las viviendas, de los cuales únicamente podrá hacer uso en el ámbito interno.

De hecho, el presidente es en realidad el responsable del tratamiento de los datos por delegación o representación (de la comunidad) si bien, en la práctica, dada la rotación del cargo de presidente, la limitación temporal del cargo y el hecho de que no todos los presidentes tienen conocimientos de la LOPD, suele ser el administrador de la comunidad quien realice esta función, -previa firma con la comunidad del contrato que así lo especifique-, garantizando una continuidad en la gestión de los datos y una cualificación para cumplir con esta obligación legal.

- Si algún otro vecino tiene interés en el dato, la información que se le puede facilitar es exclusivamente la de tipo económico, que le permite la ley de propiedad horizontal; en concreto, remitir las actas de las juntas ordinarias a los propietarios las cuales incluyen datos de carácter personal, deudas de las viviendas, etc.

Así pues, es el administrador quien realiza las labores de encargado de los datos por lo que, en definitiva, asistirá al presidente y garantizará que las comunicaciones de información que se le soliciten y que contengan datos personales de los propietarios sean las adecuadas conforme a las exigencias de la normativa, por lo que en la práctica y en última instancia es el administrador quien decide la entrega o no de la información solicitada.

Recordar por último que el acta de las juntas ha de remitirse a todos los propietarios, luego todos pueden tener acceso al contenido de la misma. La pueden solicitar todos los propietarios, incluido lógicamente el presidente.