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Aunque los grupos de mensajería instantánea suelen usarse en muchas empresas, antes de empezar a añadir a trabajadores en un chat de grupo por este canal, las empresas deben adoptar algunas cautelas.

Según la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), el número de teléfono móvil es un dato de carácter personal:

• Dicho número va asociado a un nombre y unos apellidos y, por tanto, proporciona información sobre una persona identificada.

• Así pues, el hecho de que los trabajadores hayan proporcionado su número de móvil personal (por ejemplo, para contactarse en caso de urgencia) no significa que hayan prestado su consentimiento para ser incluidos en un grupo de mensajería instantánea.

Para que la empresa pueda utilizar dicho número e incluirlo en un grupo de WhatsApp corporativo, debe recabar el consentimiento del empleado. Para ello:

• Puede entregar una circular a la plantilla indicando que quiere crear un grupo de WhatsApp e incluyendo una casilla a fin de que cada trabajador firme y preste su consentimiento para que su teléfono móvil personal sea añadido a ese grupo.

• Debe descartar la inclusión de cualquier empleado que no lo haya aceptado voluntariamente.

En una reciente resolución de la Agencia Española de Protección de Datos, se ha impuesto una multa de 70.000 euros a una empresa por haber incluido a un trabajador en un grupo de mensajería instantánea con su número de teléfono personal sin haber recabado su consentimiento expreso para ello. La AEPD considera que dicha inclusión equivale a compartir con terceros ese dato de carácter personal.

Si los empleados utilizan móvil de empresa, sí pueden ser incluidos en un grupo de WhatsApp, al tratarse de una herramienta empresarial. Eso sí: deberá respetarse en todo momento su derecho a la desconexión.

 

Nuestros profesionales le informarán sobre cualquier duda que tenga sobre protección de datos e intimidad en el trabajo.